Die 7 Säulen ergebnisorientierter Besprechungen

Dies ist ein 5 -Sterne-Beitrag von reden-und-praesentieren.de Wenn Sie die Effektivität Ihrer Meetings unabhängig vom Thema und von der Tagesform der Geladenen sicherstellen wollen, dann befolgen Sie die 7 wichtigsten Grundregeln für Meetings aus Einfach organisiert! kompakt: Prüfen Sie als Erstes, ob die Besprechung wirklich notwendig ist. Zögern Sie nicht, ein Meeting abzusagen oder auch früher als geplant zu beenden, beispielsweise wenn sich die Sachlage verändert hat und damit – ohne zusätzliche Vorbereitung – die Besprechung oder die Diskussion eines TOPs (Tagesordnungspunkts) ineffektiv würde.

Bereiten Sie sich gründlich vor. Vor allem eines müssen Sie immer (am besten schriftlich) für sich formuliert haben: das angestrebte Besprechungsergebnis. Laden Sie nur diejenigen Personen ein, deren Anwesenheit absolut notwendig ist. Teilen Sie allen Teilnehmern Zweck und Ziele der Besprechung mit. Und versorgen Sie die Teilnehmer rechtzeitig mit Informationen und Unterlagen, damit ein einheitlicher Wissensstand gegeben ist. Fassen Sie kleinere TOPs thematisch und nach Prioritäten sortiert zusammen, damit der Themenplan übersichtlich bleibt und die Runde nicht zwischen TOPs hin- und herspringt. Vermeiden Sie Open-End-Besprechungen, indem Sie für alle TOPs eine konkrete Dauer festlegen. Beginnen Sie pünktlich, und forcieren Sie Ergebnisse. Das heißt auch: Greifen Sie ein, wenn eine Diskussion sich im Kreis zu drehen beginnt. Demokratie ist gut, Ergebnisse sind besser: Machen Sie einen konkreten Vorschlag, den Sie ja dann von den Besprechungsteilnehmern absegnen lassen können. Übrigens haben Sie in dieser Hinsicht auch als Besprechungsteilnehmer Spielraum: Mit einem eleganten „Vielleicht können wir uns ja für den Moment darauf einigen, dass ...“ können Sie manchen Diskussionskreislauf beenden und die nächste Themenrunde in Gang setzen. Wichtig für die Ergebnissicherung: Fassen Sie vor Ende der Sitzung noch einmal kurz alle Ergebnisse zusammen. Diese Ergebnisse wie auch alle daraus resultierenden Aufgaben (mit Termin und Name) müssen schriftlich festgehalten werden. Und: Beginnen Sie dann das nächste Treffen mit einem Überblick über diese Aufgaben. Wurden sie termingerecht erledigt – und falls nicht, warum nicht? Damit stellen Sie zugleich sicher, dass das Erledigen der verteilten Aufgaben wirklich ernst genommen wird. Hören Sie pünktlich auf. Überziehen muss eine Ausnahme sein! Vertagen Sie besser einen nicht erledigten TOP auf das nächste Treffen, oder setzen Sie dafür (in kleinerer „Experten“-Runde) ein zusätzliches Treffen an.

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